Zarządzanie projektami a opór przed zmianą

Życie to taki projekt. A każdy wdrażany projekt to takie życie. Jeżeli myślisz, że wprowadzenie zmian może odbyć się szybko, łatwo i najlepiej od razu (w szczególności te duże, spektakularne zmiany), to jestem pełna podziwu dla Twojej motywacji i pasji. Każda zmiana niestety budzi opór. Większy, mniejszy, ale budzi go. Nawet jeżeli o tym nie wiemy, czy na pierwszy rzut oka nie widzimy tego, to trzeba pamiętać o jednym - nie ma zmiany bez oporu. Jednak, co to ma wspólnego z zarządzaniem projektami i dlaczego piszę tutaj o zmianie?

Przy indywidualnej pracy z klientami, zawsze sprawdzamy poziom motywacji. Weryfikujemy na ile ta motywacja jest wewnętrzna, osobista, solidna. Na ile nie została stworzona z zewnątrz, bo np. szef tak chce. Właśnie ta motywacja jest często jedynym, stabilnym punktem, który daje nam oparcie w chwilach trudności.

Wdrażanie zmian to cały proces, a zmiana chociaż może wydawać się czymś pięknym i pożądanym na widnokręgu, ma wpisany wysiłek w swój kod genetyczny. Jeżeli nie zmobilizujemy się wystarczająco mocno, bądź zmiana nie będzie zgodna z naszymi pragnieniami, dążenie to kolokwialnie mówiąc “olejemy” i to przy pokonywaniu pierwszej przeszkody, lub co gorsza - jedynie widząc pierwszą przeszkodę. 

Czas na odpowiedź na pytanie ze wstępu - dlaczego piszę o tym właśnie tutaj? Na portalu dedykowanym wdrażaniu poważnych projektów? Otóż dlatego, że w ArtStrategy obserwujemy opór, i to czasem cholernie duży.  Nie ma co ukrywać, że reakcje ludzi na zmiany bywają różne. Jak skumuluje się różne reakcje w ramach jednego systemu (czytaj organizacji/firmy/instytucji) i włączy się tych ludzi do jednego nowego projektu, to mamy opór murowany. Najczęściej jest on podany w wysublimowany sposób, rzadko wprost. 

Jak przejawia się opór?

W**rwem. Pisanym przez duże “W”, bądź w**rwem ubranym w białe rękawiczki. Pierwszy często bierze się stąd, że motywacja do nowego projektu płynie z zewnątrz, czyli od szefa i jest niezgodna z naszymi wewnętrznymi odczuciami. Wówczas takie osoby stają się wprost agresywne do wszystkich, którzy chcą iść w nowym kierunku. Największe serce mam jednak do tych, którzy sami są inicjatorami zmian w organizacji, a potem mają ogromny lęk, że zamiast powiedzieć, że się boją, to strzelają ślepakami w kogo popadnie. Takie osoby okazują lęk poprzez nadmierną złość. Brzmi nielogicznie? Niestety, tak to właśnie jest u niektórych osobowości. Jednak, to bierna agresja w białych rękawiczkach wyprowadza mnie z równowagi. To w**rw przez małe “w”. Może kiedyś, na kolejnych kursach rozwojowych przepracuję to, ale póki co, białe rękawiczki widzę od razu, niczym byk czerwoną płachtę. I wtedy wyglądam jak byk, choć z pozoru staram się być bardzo profesjonalna. Taka osoba nie powie wprost niczego, co można byłoby skonfrontować. Za to będzie niczym ostatni wagon pociągu - najcięższym  elementem zmian. Pod złością jest cała masa lęku, a pod nim wiele, różnorodnych reakcji. Niekiedy ten lęk paraliżuje, bądź wręcz przeciwnie - motywuje (chociaż w tym wypadku, raczej jest to podekscytowanie nowym wyzwaniem, które jest na skraju lęku).

Lęk uruchamia różne zachowania. Kiwanie głową na wszystkie propozycje szefa w ramach nowego projektu, może wykończyć nie tylko konsultanta wspomagającego zmianę w projekcie, ale dodatkowo może podtrzymać narcyzm szefa do granic patologii. 

Reakcji na osi złość - lęk może być tyle ile ludzi. Dlaczego?

Zmiana nie jest niczym przyjemnym. Rozważmy prosty przykład - zrzucenie nadprogramowych kilogramów. Już pewnie widzisz cel końcowy - widoczne mięśnie, płaski brzuch, szczupłe nogi. Wygląd budzący zachwyt zdrowia wewnętrznego, ale nie tylko dlatego, bo miło nam, gdy podczas wakacji na plaży ktoś doceni naszą sylwetkę. Zanim dojdziemy do tych wakacji i pochwał, musimy przestać tyle jeść, zmienić dietę, zacząć ćwiczyć. I pojawiają się schody. Jak to zrobić? Gdzie? Z kim? Należy poczytać czego najlepiej nie jeść, jak gotować bardziej fit, gdzie kupować zdrowsze produkty, bądź skorzystać ze wsparcia kogoś, kto już to wie.

Dla jednych ta historia może być banalna, ale dla kogoś, kto lubi tłuszcze, wołowinę, winko wieczorem, albo codzienne ziemniaczki z kotlecikiem, to może być bardzo, bardzo duże wyzwanie. Siłowni nie będę już dokładać, ani picia dwóch litrów płynów dziennie. 

A teraz wyobraź sobie w jakiej d***e jest szef projektów, który sam sobie wymyślił zmianę w zarządzaniu projektami, albo wymyślił, że w ogóle prawdziwe zarządzanie projektami jest mu niezbędne. Nie dość, że musi sam skonfrontować się z wyjściem ze strefy komfortu, to nie raz musi motywować pracowników, by pamiętali o celu końcowym, jakim jest umięśniony system projektów w najnowszym bikini wspierającym firmę. To zwyczajnie nie jest łatwe. To wymaga determinacji i motywacji. Nie tylko nastawienia na cel, ale również kreatywności, wychodzenia poza strefy znane oraz bezpieczne. Wówczas konsultanci wspierający zmianę, nie mają łatwo. Wdrażanie  nowego sposobu myślenia wymaga od nich kontenerowania emocji widocznych i niewidocznych, bycia łeb w łeb (co najmniej) z poziomem intelektualnym klienta, często kreatorem nowych pomysłów.  Przy takich zmianach w firmach poziom lęku, czy ekscytacji wzrasta. Nasila to wtedy różne zachowania pracowników. Czy zdrowe? Z tym bywa różnie.

Zamawianie wdrożenia projektów, tylko po to, aby na koniec pokazać swoją wyższość, że się udało/ dopięło swego? Zdarza się i to nierzadko. Postawy masochistyczne, które są czysto ludzkie wiążą się z tym, że wyższość musi być pokazana - nawet własną, osobistą stratą. Czy zdarzały się takie sytuacje w ArtStratrgy? Oj tak, przeważnie tam, gdzie motywacja klientów była słaba. Z takiej motywacji niczym ze sztywnej trampoliny, nie odbijesz się nigdzie. Hasło “the sky is the limit” wówczas nie istnieje.

Także zanim przystąpimy do pracy nie zacieramy rąk, aby móc wdrożyć nowy system do zarządzania, ale sprawdzamy z kim mamy pracować i jak bardzo zarząd, zespół oraz poszczególne osoby chcą zmiany. Czy mimo wysokiej motywacji będzie lęk? Pewnie, że będzie! Ale z nim zawsze można pracować, a wzniecanie w kimś motywacji to syzyfowy wysiłek, którego nie polecam nikomu.

Pozdrawiam
Gosia Lachs-Wrzesiewska