Wielokrotnie spotkaliśmy się z potrzebą udzielenia odpowiedzi na pytanie, dlaczego zespoły klienta, pracujące zdalnie i hybrydowo (w biurze i w domu) na komputerach, nie mają oczekiwanej wydajności i produktywności. Szczególnie dotyczy to zespołów, które rozliczają się z usługodawcą w formie rozliczenia godzinowego.
Jednym z rozwiązań prowadzących do właściwej ewidencji czasu pracy jest posiadanie procesu realizowanego w trybie rzeczywistym, polegającego na każdorazowym rozpoczęciu rejestrowania czynności wykonywanych na rzecz danego projektu oraz odnotowywaniu momentu, gdy praca ta jest zakończona. Znamy klientów, którzy doskonale sobie z tym radzą, wykorzystując Excel, Jira lub dowolny time tracker. Wymaga to jednak dużej samodyscypliny.
W większości przypadków wdrożenie takiego procesu jest możliwe, istnieją jednak sytuacje, gdy raport aktywności nie ma zbyt wiele wspólnego z rzeczywistym wysiłkiem związanym z realizacją projektu lub usługi na rzecz klienta.
Przykład z wdrożenia
W jednej z firm produkcyjnych wdrażaliśmy system i proces zarządzania projektami w nowej gałęzi produktowej – produkcji jednostkowej wraz z usługą serwisową i utrzymaniową. Powstało pytanie, jak odpowiednio rozliczyć i udowodnić wysiłek związany z realizacją zlecenia dla klienta, szczególnie przy wielu równocześnie realizowanych projektach.
Początkowo wdrożyliśmy proces polegający na deklaratywnym rozliczaniu czasu pracy na konkretne projekty. Efekt nie był zadowalający – pracownicy próbowali odtwarzać aktywności po zakończeniu dnia, a czasem po kilku dniach.
Eksperymentalnie wdrożyliśmy, za zgodą klienta i pracowników firmy, moduł mierzenia aktywności komputerowych, realizowany w formule „privacy first”. Pomiar i raport dostępny był wyłącznie dla danej osoby pracującej na laptopie i nikt inny nie miał do niego wglądu.
Zestawienie rejestrów pracy obserwowanych co 5 minut wraz z nieobligatoryjnym wykorzystaniem AI do identyfikowania, którego projektu dana aktywność dotyczy, pozwoliło zmniejszyć wysiłek zespołu związany z przygotowywaniem raportu aktywności, równocześnie zwiększając jego precyzję.
Przy okazji pokazaliśmy też, jak duże rezerwy istnieją w firmie w wewnętrznej organizacji pracy – zespół poświęcał bardzo dużo czasu na synchronizacje, aktualizacje i telekonferencje. Choć wsparcie miało być tymczasowe, firma korzysta z opisanej funkcjonalności do dziś.