Dlaczego twierdzę, że implementacja funkcji odpowiedzialnej za jakość zarządzania projektami w firmie bywa wciąż marginalizowana i wypaczana? Świadczą o tym wypowiedzi osób, których wykształcenie i pozycja w firmach powinny raczej skłaniać do pełnego zrozumienia tematu.
„Panie Tomku, my jesteśmy dużą i dynamiczną firmą, nie mamy czasu na taką beletrystykę”.
Trzy poziomy PMO
Bazując na informacjach zawartych w PMBOK 6, biuro zarządzania projektami jest wydzielonym działem w organizacji, który powinien dbać o ujednolicenie związanych z projektami procesów zarządczych, a także wspierać we współdzieleniu zasobów, narzędzi oraz metodyk.
Zakres odpowiedzialności PMO może być różny, począwszy od pełnienia funkcji organu doradczego i wspierającego zarządzanie projektami, a kończąc na bezpośrednim nimi zarządzaniu. W zależności od roli można wyróżnić trzy poziomy:
- Wspierający – pełnienie funkcji doradczej, dostarczanie szablonów, najlepszych praktyk czy organizowanie dostępu do szkoleń.
- Kontrolujący – dostarczanie wsparcia oraz kontrolowanie, czy przebieg procesu zarządzania projektami odbywa się według przyjętych w organizacji standardów.
- Kierujący – powoływanie kierowników projektów i bezpośrednie zarządzanie. Na tym poziomie PMO dysponuje największym zakresem kontroli.
Ostateczna forma PMO, zakres pełnionych funkcji oraz miejsce w strukturze powinny zawsze zależeć od potrzeb danej organizacji.
To ma sens!
Czy w każdej firmie należy powołać biuro zarządzania projektami? Uważam, że nie jest to wymóg, lecz potrzeba biznesowa. PMO jest swoistym właścicielem procesu zarządzania projektami w firmie od momentu zgłoszenia pomysłu na projekt po zamknięcie i rozliczenie projektu.
Jeżeli widzimy, że dotychczasowe metody i techniki prowadzenia projektów dawno osiągnęły swój punkt optimum, spędzamy za dużo czasu na naradach i rozmowach, a dynamika realizowanych projektów spada i koszty rosną, powinniśmy na poważnie rozważyć powołanie skutecznego biura zarządzania projektami.
Rola i miejsce PMO
Biuro odpowiada za efektywność i jakość procesu zarządzania projektami. Rola ta w dużej mierze sprowadza się do pilnowania, czy wszyscy w firmie – wliczając CEO, dyrektorów funkcji i kierowników projektów – respektują fazy zarządzania projektami oraz kryteria przejścia między nimi.
Zaczynamy projekty zbyt często ASAP, bez wcześniejszego określenia celu realizacji, zakresu, wymaganych produktów wdrożenia, planu działania oraz zapotrzebowania na zasoby. Kończy się to znacznym przekroczeniem czasu i budżetu.
Jawne przekazanie PMO odpowiedzialności za opisany proces oznacza, że rola biura zarządzania projektami jest ściśle menedżerska, a nie administracyjna. Nie powinna być podporządkowana pod jedną z funkcji zarządzania, lecz umiejscowiona na równi z nimi.
Szczególnie biuro zarządzania projektami powinno odpowiadać za:
- tworzenie, wdrażanie i utrzymywanie standardów zarządzania projektami, łącznie z wymaganą dokumentacją projektową,
- budowanie, utrzymywanie i rozwijanie wiedzy w firmie w obszarze zarządzania projektami,
- optymalizowanie, usprawnianie i udrażnianie przebiegu procesu zarządzania projektami oraz eliminowanie nadmiarowości i działań nieprzynoszących wartości.