Ostatnio odkryłem (z dużą radością), że temat ukrytych zabójców w projektach nadal cieszy się wśród Was dużym zainteresowaniem. Sporo już na ten temat mówiliśmy podczas różnych wystąpień oraz pisaliśmy m.in. tutaj: “Ukryci zabójcy projektów -ich  charakterystyka” oraz tutaj: “Ukryci zabójcy projektów. Cz.2. Problemy i rozwiązania”. Temat jest nadal aktualny i co więcej - nadal nie jest wyczerpany. Jest on zbyt obszerny, by został opisany w 2-3 tekstach, czy omówiony na kilku wystąpieniach. Dlatego idziemy dalej i przedstawiamy Wam kolejnego skrytobójcę  projektów z naszej listy.

Zatem poznajcie proszę: kalkulację czasochłonności  

Tutaj uchylę rąbka tajemnicy i zapowiem, następnego niepożądanego gościa  który występuje w sposobie nadzorowania realizacji projektów w toku.

Wracając do naszej aktualnej gwiazdy - kalkulacja czasochłonności.

Byłem niedawno świadkiem spotkania projektowego, w trakcie którego dyskutowaliśmy o planowanej liczbie dni realizacji zadań, czyli o czasochłonności. Pojawiły się na nim sformułowania typu: “musimy to zrobić w 2 tygodnie, bo to jest wymóg kontraktowy”, czy “zgodnie z umową mamy na to 5 dni roboczych”, itd., itp. Bardzo wciągająca dyskusja, a argumenty trudne do obalenia. .. Jednak, w pewnym momencie przyszła mi do głowy pewna refleksja. W skrócie można ją opisać w ten sposób: y=ax+b. Pamiętacie z matematyki? Jak tak, to super, jak  nie, to podpowiem: zmienne objaśnianie i objaśniające. Co to ma do czasochłonności? Moim zdaniem jest nią “Y”. Jeżeli się z tym zgadzacie, to nie możemy rozmawiać tylko o “Y”, lecz do kalkulacji dni potrzebujemy wniknąć w istotę ax+b.  Dla przykładu, przedstawiam poniżej  z jakim ax+b mamy do czynienia w obecnie realizowanych projektach:

• budowa autostrady - prędkość tworzenia nasypu mierzony w m3/dzień,
• most – prędkość montażu elementów metalowych/dzień,
• automatyka przemysłowa – prędkość developmentu kodu programistycznego, jako zbiór zdolności i dostępności programistów oraz czasy dostawy komponentów od dostawców,
• budowa osiedli mieszkaniowych: dostępność architektów branżowych x prędkość ich pracy.

Gdy rozmawiamy o czasochłonności zadań, bez przyjrzenia się, jakie czynniki wpływają na rzeczywiste tempo pracy, to popełniamy poważny błąd, myląc przyczyny ze skutkami.

Co, gdy musimy coś zrobić szybciej?

Okej, to co konkretnie musimy zmienić i jaki będzie wpływ na wspomnianą czasochłonność? Rozmowy o tym są cennie, nie powodują straty czasu w projekcie, bo w każdej działalności jaką prowadzimy największym polem do optymalizacji jest tzw. współczynnik pracy pionowej (tzw. rework) - i tutaj rodzi się kluczowe pytanie:

Jeżeli zwracacie uwagę na ax+b w czasochłonności, prawdopodobnie jesteście po dobrej stronie mocy. Jeżeli skupiacie się głównie na „przykręcaniu śruby” i powodowaniu, by osoby w zespole pracowały jeszcze ciężej i dłużej – zachęcamy do refleksji. Refleksji głównie nad sobą i swoimi kilerskimi metodami zarządzania.

Coraz częściej, również w projektach tzw. „twardych”, korzystamy z techniki planowania wysiłku zwanej z angielska “planning poker”.  Jeżeli jest to dla Ciebie obce, to polecam zapoznanie się z odpowiednią literaturą lub poczekanie na najbliższy webinar/szkolenie, które mamy w planach zorganizować dla osób śledzących nasze aktywności ;) 

Na czym polega ta technika? 

W skrócie, 4 osoby będą współpracować w przyszłości przy realizacji danego zadania. Robiły to już nie raz. Teoretycznie powinniśmy mieć jednomyślność. Teoretycznie…

Dlatego szacując czasochłonność, zagrajmy w pokera. Zadajmy pytanie na które każdy indywidualnie odpowie: ile dni nam to zajmie - odpowiedzi nie ujawniamy innym osobom. Następnie wykładamy karty. I co widzimy? Często bardzo dużą rozpiętość: jedni twierdzą, że potrzebujemy 2 dni, inni, że 10. Najgorsze, co możemy zrobić, to obliczyć średnią. Coś w stylu, wychodząc na spacer z psem mam 3 nogi. Czyż nie?

Więc jak do tego podejść? Skupmy się na skrajnych odpowiedziach, a pisząc dokładnie – na założeniach stojących za ich kalkulacją. Czyli na ax+b. Jeżeli dyskusję o ax+b uczynimy publiczną, analiza przyczyn, wnioski i konkluzje mogą Was zaskoczyć (pozytywnie). Możemy stworzyć plan, który będzie przedyskutowany, w który nasz Zespół będzie wierzył. Jest też duża szansa, że wykorzystując nasze zdolności przywódcze, nasz plan będzie dodatkowo ambitny.

Podsumowując. W równaniu y=ax+b skupiajmy się na prawej stronie i tam szukajmy usprawnień a poprawa “Y” nastąpi wówczas automatycznie. I tego skupienia Wam życzę.

Pozdrawiam i powodzenia

Tomek

P.S.

Dla osób, które dotarły do końca wraz z całym zespołem ArtStrategyGroup mam prośbę:

planujemy dalsze rozwijanie tego tematu w formie video, ale nie mamy przekonania, że ten temat należy rozwijać.  Dlatego, jeżeli:

• twierdzisz, że temat jest już wyczerpany - wpisz w komentarzu: “OK”,
• chcesz wziąć udział w krótkim webinarze na ten temat- wpisz  “W”,
• myślisz o dłuższej formie dokształcania np. w formule szkolenia z nadzorowania projektu, wpisz “S”.

Taaaak, byłem ostatnio na szkoleniu, w którym nazywano to call2action. Chcę się przekonać, czy się dobrze nauczyłem :) Może być również na priv. Dziękuję.

KOMENTARZE