Spotkania, spotkania, spotkana. A kiedy czas na pracę?

Czas czytania 4 minuty




W poprzednim tekście opisywałem swoje pomysły na usprawnienie pracy w projektach dzięki zbieranym danych o opóźnieniach. Oczywiście, dane to jeszcze nie decyzja a tylko decyzje pozwalają coś zmienić. A więc zorganizujmy spotkanie, by omówić zebrane dane…

Zaraz! A czy przypadkiem większość ludzi, z którymi pracuję, nie mówią, że najwięcej czasu w firmie tracą na spotkaniach? Oczywiście, że tak. Sam na takich siedziałem w nieskończoność, zastanawiając się co ja tam robiłem. 15 osób siedziało i udawało, że słuchało, przeglądając komórki, 2 dyskutowały. Po skończeniu spotkania (2 godziny) byłem zapraszany na kolejne. Po 9 godzinach w biurze, w drodze do domu, można było coś zjeść i popracować, by nadgonić stracony czas.

                  Dlaczego się tak dzieje? Uważam, choć dla większości może to być trudne do zaakceptowania, że tracimy czas z uwagi na to, że nie robimy właściwych rzeczy we właściwym czasie. Jak to jest możliwe, że spotkania synchronizujące przeciągają się do tego stopnia, że dostępność salki konferencyjnej staje się prawdziwym problemem? Pomyślmy – jeżeli raz na tydzień omawiamy wszystko i podejmujemy decyzje oraz rozdzielamy zadania, to rzeczywiście nie może to trwać krótko. Co w takim razie robimy w trakcie pozostałych 6 dni kalendarzowych? Gasimy pożary – jest tak dużo problemów, że nie ma kiedy pomyśleć.

                  Szaleństwo. Wróćmy więc do podstaw. Projekt dzieje się codziennie a więc musi być zarządzany codziennie. Ale uwaga – zarządzany to nie oznacza synchronizowany. Dla mnie zarządzanie oznacza chodzenie, bycie do dyspozycji, reagowanie. Tylko reagowanie na co?

Najważniejsza zasada: przede wszystkim nie przeszkadzać. Jeżeli praca idzie dobrze i zaczniemy przeszkadzać, to za chwilę przestanie iść tak dobrze. Druga zasada: wyłączamy maila do korespondencji wewnętrznej. Przeżyjecie to?

Opóźnienia w projektach

Źródło: privat

To przykładowy raport.

Cofnij. Złe słowo.

Aktualizacja statusu zadania. Wypełniana zawsze, gdy pojawiają się problemy, o których kierownik projektu powinien wiedzieć. Pisałem o tym poprzednio tu: http://artstrategygroup.com/pl/2017/06/28/jak-sprawdzic-gdzie-jest-rzeczywista-przyczyna-problemow-powody-opoznien-w-projektach/

Informacje te natychmiast są dostępne dla kierownika projektu. Wszystkie systemy powiadomień są tak ustawione, że nie pozwalają tego alertu przeoczyć. Następuje reakcja – rozmowa, korespondencja, wymiana treści poprzez sms etc. Jak – są lepsze i gorsze narzędzia, ale o tym nie teraz. Nawet słabe narzędzie jest ok, jeżeli alternatywą jest brak reakcji. W ten sposób zaczynamy zarządzać codziennie a nie… raz na tydzień.

Oprócz zarządzania codziennego są tygodniowe synchronizacje (nie może trwać dłużej niż 20 minut ale tylko wtedy jest to możliwe, gdy zarządzanie codzienne działa dobrze) oraz miesięczne przeglądy. O tym napiszę później, bo w końcu długich tekstów nikt nie czyta. Mylę się?

 

Do następnego razu!

Pozdrowienia

Tomek

 

P.S.

W poprzednim tekście podawałem terminy, w których możemy coś wspólnie stworzyć. Nie są już aktualne. Być może jeszcze damy radę coś zmieścić we wrześniu, ale to zależy od obecnie prowadzonych rozmów z klientami. Bądźmy w kontakcie

autor