Świąteczny czas już  za nami, ale świątecznych kalorii raportować nie będziemy. Natomiast wiele innych kwestii możemy. Grudzień jest szczególnym miesiącem w roku. Mamy więcej wolnych chwil od pracy zawodowej, a dzięki temu również nieco więcej przestrzeni do zatrzymania się na chwilę. Zatrzymania się i popatrzenia wstecz, zrobienia rekonesansu tego, co nam się udało, co nie, co wymaga poprawy, zmiany. Obmyślamy nowe postanowienia noworoczne. I tutaj rodzi się pierwsze pytanie. Czy takie podsumowania, raporty  nie powinny być częściej niż tylko tylko w grudniu? Czy nie powinno to być regularne, przynajmniej w wymiarze zawodowym? Zdecydowanie uważam, że tak.

Raport.

Jakie masz emocje, skojarzenia, gdy słyszysz, bądź czytasz to słowo? Jego dźwięk wielu pracownikom firm sprawia, że cierpnie skóra, żołądek się ściska, ręce zaczynają pocić, a serce szybciej bić. Kojarzy się ono z nadzorem, sprawdzaniem, ujawnianiem, podsumowaniem wyników, oceną roczną i innymi “kontrolami”, które wiążą się również z ograniczeniem. Generalnie skala negatywnych, bądź niekomfortowych  odczuć jest dość szeroka. Tylko, czy zasadnie? W mojej ocenie, totalnie nie i szczerze, lubię raportowanie. Dlaczego? Ponieważ, gdy jest właściwie i skutecznie wykonywane, to stanowi bazę trafnych decyzji, dobrze wydanych pieniędzy, właściwie zarządzanych projektów i przedsięwzięć. W naszych poprzednich tekstach, niejednokrotnie nawiązywaliśmy jak wielka siła tkwi w danych zbieranych na bieżąco oraz analizowanych w czasie rzeczywistym (między innymi tutaj: Dane w czasie rzeczywistym w zarządzaniu projektami, bez znacznej inwestycji w system IT). Teraz ponownie to podkreślę.

W XVII wieku Jan Śniadecki, polski astronom i matematyk powiedział:

Przekonajcie do tego stwierdzenia humanistów. Ciężko im przyjdzie wiara w te słowa, mnie również było trudno się do nich przekonać. A jednak. Wraz z biegiem czasu oraz kolejnych lat pracy zawodowej, coraz bardziej odkrywałam tę wielką potęgę liczb, statystyki i informacji. Z resztą nie bez przyczyny nawet te tak zwane “humanistyczne” kierunki studiów mają w programie elementy statystyki. Wiecie dlaczego? Bo bez liczb jesteśmy niczym dzieci we mgle. Prawie wszystko można policzyć, a zwłaszcza w biznesie. Wiedza i informacja są bardzo cennymi dobrami - jak, ile, za ile, kiedy… Na podstawie danych planujemy, przewidujemy, ustalamy trendy. Ten, kto wie wcześniej niż inni, wygrywa na starcie, później to już kwestia wdrożenia i podjęcia działania. 

Pamiętam ostatnią firmę w której pracowałam przed urodzeniem syna i pójściem “na swoje” w ujęciu zawodowym. Największe wydawnictwo edukacyjne w Polsce, którego podręczniki setki tysięcy dzieci nosi w tornistrach. Właśnie borykaliśmy się z (kolejną już w naszym kraju) reformą edukacji i wprowadzaliśmy na rynek nową serię podręczników do języka angielskiego dla szkoły podstawowej. Im bliżej czerwca, czyli kluczowego miesiąca  w którym to dyrektorzy i nauczyciele zatwierdzają wybrane książki, tym większe napięcie czuliśmy oraz tym większy ciężar dźwigaliśmy na naszych barkach. Aż do pewnego momentu. Jakże ważny był ten moment… Któregoś dnia, rano, szef całego działu języków obcych wezwał cały nasz zespół na zebranie. Totalnie nie wiedzieliśmy czego się spodziewać. W głowach mieliśmy raczej przekonanie, że będzie to spotkanie “mobilizujące”, “dokręcające śrubę”. Tymczasem przedstawiono na nim bardzo klarowny system pracy na najbliższy, gorący czas. Co to było? Był to system oparty na raportowaniu.  Każdy z nas w ramach swoich kompetencji oraz obszaru działań, codziennie zbierał dane z rynku. Jednym z moich zadań było codzienne pobieranie informacji z bazy CRM, które dotyczyły liczby już złożonych zamówień. Śledziliśmy media społecznościowe, słuchaliśmy rozmów infolinii, robiliśmy wszystko, aby być na bieżąco z tendencjami rynkowymi. Na tej podstawie, dzięki porannym updatach, sprawdzaliśmy, gdzie jeszcze i w jaki sposób możemy kierować działania oraz wspierać dział sprzedaży w terenie. Każdy członek naszego zespołu wiedział, co ma zrobić, za co odpowiada i… i to zwyczajnie robił. Jednym słowem - raportowaliśmy w czasie rzeczywistym. Nie pracowaliśmy na informacjach sprzed roku, ze wcześniejszej kampanii i retrospekcji, na domysłach. Nie. Tym razem mieliśmy twarde i co ważniejsze - aktualne dane. Dzięki temu uniknęliśmy sporej ilości nerwów, zmęczenia, stresu. Jak się pewnie domyślacie, sprzedaż przyniosła zamierzone efekty, de facto co roku przynosiła, ale co roku nie było to widoczne, klarowne.  Komfort naszej pracy i tym samym życia podniósł się kilka poziomów do góry.

Oczywiście, to są te pożądane efekty, ale mam jeszcze doświadczenia, te niekoniecznie fajne, z drugiej strony skali, gdzie pomimo sporządzania obszernych, szczegółowych raportów, dokonywania wnikliwej analizy nic nie ulegało zmianie. Prawdopodobnie nikt tych kolosów (10 bądź więcej stron wykresów, analiz, wniosków) nawet nigdy nie przeczytał. Ale lepiej czerpać z pozytywnych przykładów :)

Dlatego, dlaczego nie raportujemy regularnie? Na czym polega dobrze przygotowane podsumowanie i po co nam ono?

Przede wszystkim z kilku powodów:

• Lokalizuje miejsce w którym jesteśmy w danym projekcie, kampanii, przedsięwzięciu, projekcie.
• Pokazuje skutki działań i pozwala wyciągnąć wnioski.
• Przedstawia aktualne, a nie historyczne dane.
• Umożliwia „odrobienie lekcji” i natychmiastowe zastosowanie działań naprawczych, korektę strategii itp.
• Unaocznia progres, bądź jego brak.

Dzięki dobremu raportowaniu można zarządzać projektem nie tylko w czasie rzeczywistym, ale również w sposób zwinny i szczupły (agile and lean, jeśli wiecie, co mam na myśli). Tygodniowe i miesięczne raportowanie stosujemy w projekcie w Serbii, o którym dużo piszemy. Mogę powiedzieć jedno - to się naprawdę opłaca, a nasze podsumowania wyznaczyły benchmark raportowania w całej firmie.

Zatem, świadomie przekonuję: raporty nie gryzą, nie bójmy się ich.

Planujmy z głową, mając wiedzę i dane, czyli niezbędne zasoby dobrych decyzji. Działajmy mądrze.

Tego oraz wiele więcej życzy cały zespół ArtStrategyGroup na Nowy Rok.

Pomyślności!

Pozdrawiam

Ewelina Adamczuk

KOMENTARZE