Pytania i odpowiedzi: Łączenie metod - zarządzanie zespołem, które faktycznie działa i które musisz znać

Czas czytania 7 minut




Webinar “Łączenie metod - zarządzanie zespołem, które faktycznie działa i które musisz znać” już się odbył.  Nie na wszystkie pytania mogliśmy odpowiedzieć, dlatego teraz przechodzimy z formy mówiono-słuchanej do pisano-czytanej.

 

Poniżej są odpowiedzi na zadane pytania.

1. Jak "realnie" uzyskiwać dane o ukończeniu zadania?

Gdyby Tomek Wrzesiewski od razu odpowiadał na to pytanie, pewnie powiedziałby ulubione “to zależy”. Tak właśnie stety bądź niestety jest. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Realne uzyskiwanie danych o zakończeniu zadania wymaga kilku elementów:

  • Właściwie skonstruowanego systemu do zarządzania projektami (plan i narzędzie),  aktualizowanego w trybie rzeczywistym (jak nie dopuszczacie mentalnie codziennej aktualizacji, to przynajmniej raz na tydzień). My w swoich projektach aktualizujemy statusy codziennie (poważnie) – w założeniu nie podlega to Negocjacjom: update nie może trwać dłużej niż 5 minut dziennie/osoba.
  • Regularnych spotkań operacyjnych i updatów z zespołem, ale nie na zasadzie "rozliczania", czyli "dlaczego to nie jest zrobione" tylko raczej przyjęcia postawy co już zrobiliśmy, co mamy jeszcze do zrobienia i czego (ile czasu, zasobów, środków) potrzebujemy do realizacji.
  • Uzmysławiania członkom zespołu, jak sekwencja wykonywanych przez nich zadań wpływa na pracę innych, jakie wywołuje opóźnienia i ich konsekwencje.
  • Konsekwentnego pozyskiwania informacji ze wszystkich możliwych źródeł zarządczych i przede wszystkim od zespołu (osoby)  realizującego dane zadania oraz odznaczania ich w systemie.
  • Generowania raportów, ale takich które mają na celu sprawdzenie, gdzie jesteśmy, a nie rozliczanie za pracę. Ta kwestia jest bardzo ważna. W głowie wszystko się zaczyna. Kontrolowanie, rozliczanie z założenia jest dla mniej przyjemne, niż “rozeznanie” gdzie jesteśmy.
  • Właściwie zarządzanego procesu zarządzania opóźnieniami. Proponujemy przyjąć zasadę – zadanie albo jest terminowe (wtedy osoba odpowiedzialna za zadanie potwierdza terminowość) albo musimy wskazać powody i sposoby przeciwdziałania prawdopodobnym opóźnieniom. Jest to oczywiście odpowiedzialność koordynatora zadania (Task Managera). Nie chodzi o rozliczanie opóźnień zaistniałych – to za mało. Chodzi o przewidywanie opóźnień, diagnozowanie ich powodów, planowanie kroków zaradczych etc.

Generalnie, im więcej widać w narzędziach do zarządzania projektem, tym mniej cytowania osiołka ze Shreka… ;) 

Daleko jeszcze - zarządzanie projektami

Źródło: https://memy.pl/

2. W jakich obszarach projektów infrastrukturalnych polecane jest podejście Agile (oprócz obszaru projektowania)?

Ogólnie uznaje się, że projekty infrastrukturalne to czysty waterfall albo (brrrrrrrrrrrr….) PRINCE2. Też tak myśleliśmy, ale zmieniliśmy zdanie. Główna budowa, to oczywiście projekt kaskadowy. Natomiast wokół głównej linii realizacyjnej są przecież inne działania – wycinki, zalesianie, budowa budynków obsługi ruchu etc. Czy je musimy umieszczać na sztywno w harmonogramie? Naszym zdaniem nie i traktowanie ich jako zadań zwinnych, bez silnej relacji z innymi, sprawdza się.

Generalnie,  zwinności lub zadań hybrydowych (połączeń agile z waterfall) możemy szukać właśnie w obszarach projektowania, ale również na etapie badań, rozwoju, tworzenia prototypów produktów, makiet rozwiązań, projektów architektonicznych, wdrażania nowej technologii, systemów produkcji, systemów operacyjnych, organizacyjnych itp. Podsumowując, są to te obszary w których mi.n.: a) gotowy lub pudełkowy produkt nie daje efektów, b) potrzebne jest dedykowane rozwiązanie, szyte na miarę, c) uzyskanie od razu gotowego produktu/rozwiązania/zmiany nie jest jednoznaczne, proste do określenia, namacalne.

 

3. Czy aktualizacja kart w zadaniach przepływowych może się bywać tylko jako aktualizacja godzin, czy również zmiany pomiędzy fazami?

Pełna dowolność. To my jesteśmy kreatorami kart, to my ustalamy jak często, co, gdzie i jak aktualizujemy. Możemy aktualizować godziny, godziny i fazy, same fazy, przyjmować algorytmy obliczeniowe (nie polecamy, ale bywa – zadanie w 3 fazie to np. 80% zaawansowania etc.). Przez wiele lat szukaliśmy sposobu i narzędzi, które nam na to pozwolą i zintegrują dane w obie strony tj.: z harmonogramu do tablicy kanbanowej i z tablicy kanbanowej do harmonogramu. Zabrzmi to jak reklama, ale nią nie jest: zaprezentowane w czasie webinaru narzędzie TameFlow w Lynx A-dato umożliwia nam wiele. Na jego podstawie generujemy dzienne raporty i przygotowujemy rekomendacje na kolejny dzień. Pozwala nam się skupić na analizie danych i podejmowaniu decyzji a nie na integracji różnych narzędzi oraz finalnie przenoszeniu do excela, co robiliśmy wcześniej (wyobraźcie sobie ile czasu dzięki temu oszczędzamy). Zdajemy sobie sprawę z ograniczenia narzędzia – tego, że jest po prostu brzydkie :) – tak, brzydkie. To też ma znaczenie, ale narzędzia do zarządzania projektami, naszym zdaniem, albo są ładne albo użyteczne. Jak ktoś to w końcu zrozumie oraz stworzy narzędzie ładne i dobre – zgarnie znaczną część rynku.

 

4. Jeśli napotykasz na opóźnienia w zadaniach przepływowych, to jakich narzędzi „motywacyjnych” używasz, żeby poradzić sobie z dowiezieniem? Często raz opóźnione zadanie nie może być już przyspieszone.

Najlepszą metodą jest zapobieganie opóźnieniom, jest postępowanie zgodnie z zasadą, iż „lepiej zapobiegać, niż leczyć”. Ważne, by zespół uwierzył, że aktualizacje i zbieranie danych nie służy publicznej egzekucji, lecz zdiagnozowaniu choroby, gdy jest jeszcze uleczalna. W projektach realizowanych w Europie Środkowej i Wschodniej obserwujemy często zarządzanie poprzez wskazywanie winnych. Dzieje się to znacznie częściej niż w projektach, które mamy przyjemność prowadzić, lub wspierać w Niemczech, Anglii czy Holandii. Z pewnością jest to kwestia kultury narodowej, którą oczywiście nie zmienimy. Ale możemy zacząć od siebie, ustalając takie zasady, na których nam zależy.

Jeśli chodzi o narzędzia motywacyjne, można zawsze pokazać, jak praca „spóźnialskich” (ale bez wskazywania osób)  wpływa na cały projekt i pokazać konsekwencje. Skupiamy się na faktach, zadaniach, a nie ludziach. Jeżeli problem jest indywidualny lub wymaga rozmowy motywacyjnej – to tylko na osobności w szczerej i konkretnej rozmowie.

No i ostatnia rzecz:  wiele razy zadania z wygenerowanym opóźnieniem udaje dowieźć się na czas. Oczywiście, wymaga to wielu zmian, ale jest możliwe. Ciekawe, dlaczego uważasz, że często się to nie udaje. Z pewnością masz powody, by tak myśleć, ale sugerujemy również poszukanie fałszu w tym stwierdzeniu. Mam nadzieję, że gdzieś, kiedyś uda nam się wspólnie zająć tym tematem.

 

5. Jaki możesz polecić na początku program do zarządzania projektami?

Nie chcę odpowiadać bez diagnozy wymagań. Obecnie w 4 dużych wdrożeniach portfeli projektów dla 4 różnych firm korzystamy z:

  • Lynx A-dato, JIRA (z dodatkiem BigPicture),
  • SwiftKanban,
  • MS Project.

Czasami zwykły flipchart wystarczy, albo banalne Trello, czy Ganttchart.

We wszystkich dotychczasowych wdrożeniach najczęściej korzystaliśmy z programu Lynx A-dato, ze względu na unikalna możliwość zarządzania projektami hybrydowymi (czyli połączenie Agile i waterfall w jednym projekcie). Wymaga on jednak podstawowej wiedzy z zakresu zarządzania projektami oraz zasad zarządzania portfelem projektów. Wadą jest natomiast to, że nie integruje się tak łatwo w Teams jak JIRA, co dla niektórych korporacji jest wymogiem, albo przynajmniej elementem decydującym.

 

6. Jakie narzędzie zastało użyte w prezentacji?

Harmonogram i kanban:  Lynx firmy A-dato wraz z funkcjonalnością TameFlow

Rysunek sieci projektu: https://mural.co/

Harmonogram2: MS Project

Obserwujcie nas, niedługo pojawi się zaproszenie na kolejny webinar.

Zarządzanie projektami - Tomasz Wrzesiewski - webinar

Źródło: Prywatne

autor
KOMENTARZE