Narzędzie do zarządzania projektami. Lynx - jak podejmować trafne decyzje?

Czas czytania 8 minut




Obiecany ciąg dalszy o narzędziach w zarządzaniu projektami.

 

Jeżeli ktoś jeszcze nie przeczytał pierwszego tekstu o tym, jakie narzędzia mogą ułatwić pracę przy projekcie, zwłaszcza w zakresie komunikacji, to tutaj może to w ciągu 6 minut nadrobić :)

A teraz, miło nam przedstawić Lynx firmy A-dato,  rozwiązanie, które jest naszym niezbędnikiem w codziennej pracy.

 

Czym jest to narzędzie? W jakich warunkach sprawdza się najlepiej?

Lynx to kompleksowy program do zarządzania projektami. Przede wszystkim służy do harmonogramowania zadań i kontrolowania ich wykonalności. Brzmi jak standardowa funkcjonalność? Owszem, ale robi to w zupełnie inny sposób, niż wszystkie znane nam rozwiązania.

Pewnie większość z Was widziała te standardowe, popularne “klocki” harmonogramu Gannt’a  stworzone w Excelu lub MS Project.  To się również sprawdza w zarządzaniu projektami i wcześniej też na tym pracowaliśmy. Jednak jest jeden duży wyróżnik, dla którego korzystamy z Lynx. Otóż żadne inne znane nam narzędzie nie pokazuje tak jasno i wyraźnie, w jaki sposób możemy uniknąć nadciągającej katastrofy projektowej. Brzmi to trochę jak prognoza pogody, i dobrze, bo tak właśnie jest.

Konstrukcja Lynx łączy w sobie kilka znanych metod i teorii zarządzania projektami m.in. metodę łańcucha krytycznego, teorię ograniczeń (TOC), KANBAN, lean management. Dzięki temu jesteśmy w stanie, w łatwy sposób zapewnić czasowe zakończenie projektu, a także uniknąć przeładowań. Zatem, jak podejmujemy decyzje w trudnych sytuacjach, strategicznych momentach? Jak zawsze, kluczowymi czynnikami są liczba i jakość danych. Mając dobrze rozplanowany harmonogram w Lynx, dysponujemy nimi i możemy te dane czytać jak z otwartej księgi, a dzieje się to dzięki pięciu najważniejszym elementom Lynx, chociaż zalet jest dużo więcej. Oto te wybrane.

 

Interfejs użytkownika 

Musimy przyznać, że może w Lynx interfejs nie należy do tych najpiękniejszych i porywających, ale… nie w tym rzecz ;) Najważniejsza jest przecież funkcjonalność, chociaż mamy cichą nadzieję, że i A-dato poprawi ten aspekt ;)  Jednak, mimo to, Lynx jest niesamowicie czytelny i intuicyjny. Możemy prowadzić w nim nawet kilkanaście projektów dla różnych klientów, mieć to wszystko w jednym miejscu i nie gubić się w tym! Ba, nawet więcej! Możemy także śledzić postęp realizacji całego portfela równocześnie. To naprawdę sporo ;) Jak to wygląda w praktyce?

Na samym dole okienka dialogowego możemy ustawić zakładki dla danych grup projektów/ klientów (Widok 1), a następnie w ich ramach tworzyć harmonogramy poszczególnych projektów (w zakładce Project portfolio, Widok 2). Rozwiązanie to jest o tyle wygodne, że stosując odpowiednie oznaczenia, nie ma opcji, że się zgubimy. Na bieżąco, “z lotu ptaka”, przy każdorazowym otwarciu aplikacji  możemy śledzić postęp w realizacji projektów.

Widok 1. Zakładka dla poszczególnych klientów lub grup projektów

Źródło: Prywatne

Widok 2. Lynx - Project portfolio

Źródło: Prywatne

Wystarczy spojrzeć i od razu widać, gdzie możemy czuć się bezpieczni, a gdzie należy szybko reagować. Ta sama zasada obejmuje poszczególne zadania, których status szybko sprawdzamy w zakładce active tasks (Widok 3). Robiąc to, nawet nie trzeba otwierać harmonogramów poszczególnych projektów. Zatem jednym kliknięciem dowiadujemy się, jaki jest ich status.

Widok 3. Zakładka Active tasks Lynx

Źródło: Prywatne

Fever charts, czyli odsiecz w tworzeniu wykresów

Dobrze jest posiadać zwizualizowany stan rzeczy w projekcie. Wiadome jednak, że nikt nie ma czasu na tworzenie pięknych wykresów, czy innych wizualizacji progresu w realizacji i tutaj z odsieczą przychodzi Lynx. Poprzez kliknięcie ikony Progress charts w górnym pasku narzędzi, automatycznie wizualizowany jest postęp prac. Możemy wybrać jeden, kilka bądź wszystkie projekty, które są obszarem naszych zainteresowań. Zasady są dokładnie takie, jak przy drogowej sygnalizacji świetlnej: zielony –  jest bezpiecznie, jedź! Żółty – uwaga!, przygotuj się, coś zaczyna się dziać! Czerwony – stój! Niebezpieczeństwo! 

Jeśli projekt wkracza w żółtą lub czerwoną strefę, oznacza to, że powinniśmy podjąć działania minimalizujące ryzyko, lub zmienić nasze projektowe plany i bacznie obserwować sytuację. (Widok 4).

 

Widok 4. Fever charts

Źródło: Prywatne

Widok 5.Wybór projektów do umieszczenia na Fever chart

Źródło: Prywatne

Bufory

Czas - zasób, którego przeważnie mamy za mało i  zazwyczaj okazuje się to, tuż przed terminem oddania projektu. Stosując bufory, czyli bezpieczne zapasy czasowe, możemy w łatwy sposób kontrolować stan realizacji i reagować w momencie gdy widzimy, że niebezpiecznie się kurczą. Zazwyczaj w naszych projektach wykorzystujemy bufor projektu, chroniący cały projekt. Chociaż w niektórych, uzasadnionych przypadkach stosujemy również bufory dotyczące poszczególnych zadań (tzw. bufor zasilający), ale tylko wtedy gdy mają znaczący wpływ na realizację całego projektu. (Widok 6).

Widok 6. Bufor projektu i bufor zasilający

Źródło: Prywatne

Czas trwania zadań – plan bazowy i plan rzeczywisty

Przeważnie jesteśmy w stanie oszacować, ile czasu zajmuje wykonanie danego zadania. Dzieje się to na poziomie teoretycznym, a co jeżeli w praktyce okaże się, że wykonamy zadanie szybciej? A co gdy wolniej? Gdy się spóźnimy? Jakie będzie miało to konsekwencje dla całego projektu?

Pracując w Lynx szybko można znaleźć odpowiedź na te pytania. Wszystko dzięki różnym widokom harmonogramów, które wiele pokazują. Sami zobaczcie - na widoku poniżej znajduje się plan bazowy, który został oznaczony czerwonymi klockami z cienką ramką. Szare klocki to obecne zadania. (Widok 7). Wystarczy spojrzeć, aby widzieć opóźnienia w stosunku do planu bazowego oraz konsekwencje z tego wynikające (dalsze opóźnienia zadań jeszcze nie rozpoczętych (czerwona pogrubiona ramka)). W opisie możemy sprawdzić, ile czasu wynosi dane opóźnienie. 

Widok 7. Plan bazowy vs plan rzeczywisty

Źródło: Prywatne

Nie jest to jedyna pomocna funkcja. Oprócz tego w Lynx jest możliwość m.in.:

- określenia trwania zadania co do minuty,

- ustawienia czasu trwania tzw. “dniówki” (np. przy budowie autostrady, prace trwają całą dobę, więc dniówka będzie odpowiadać 24 h),

- analizy posiadanych zasobów i ich konfliktów.

Widok 8. Ustalanie trwania czasu zadania

Źródło: Prywatne

Ponadto, co w dobie popularności różnych komunikatorów jest szczególnie ważne - wykorzystując Whatsapp czy Messenger  można uzyskać wiedzę o postępie prac oraz zaktualizować harmonogram w Lynx co do minuty. Można to robić raz dziennie, przy posiadaniu kompletnych informacji. W praktyce taka aktualizacja zajmuje niekiedy dosłownie tyle samo czasu, co łyk porannej kawy, a otwierając harmonogram dokładnie wiemy gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy.

 

Zmiany w harmonogramie

Niektóre projekty, zwłaszcza infrastrukturalne mają to do siebie, że nie wszystko da się przewidzieć, zaplanować. Zdarza się wówczas, że coś pójdzie  bardzo do przodu, albo nie tak jak chcieliśmy. Na przykład osunie się część tunelu, albo wręcz przeciwnie, wykop okaże się łatwiejszy, postawienie konstrukcji stabilne i ekipa zrobi zamiast dwóch planowanych ekranów aż cztery. Widoczność tego w harmonogramie jest ważna i w Lynx jest to możliwe. Co prawda system bywa kapryśny, gdy jest dużo zmian, ale mimo wszystko posiada wiele opcji na wprowadzanie zmian do zadań. Oczywiście każda modyfikacja jest automatycznie przeliczana algorytmem i ma wpływ na bufor projektu. Natychmiastowa widoczność tego, jak dane zmiany wpływają na realizację dają nam najświeższy ogląd sytuacji i dzięki temu jesteśmy w stanie adekwatnie szybko reagować. 

Harmonogram projektu jest również ruchomy w dosłownym tego słowa znaczeniu. Prawie w dowolny sposób można zmieniać kolejność zadań, można wręcz żonglować  relacjami między zadaniami. Wszystko po to, aby być dokładnie w tym samym miejscu w projekcie zawartym “w komputerze”, jak i w rzeczywistości oraz aby móc podejmować adekwatne, trafne decyzje. 

Widok 10. Zmiany statusu zadania

Źródło: Prywatne

Widok 11. Zadania dodane w harmonogramie

Źródło: Prywatne

W naszej pracy codziennie, bądź prawie codziennie aktualizujemy w Lynx harmonogramy projektów, które współprowadzimy bądź konsultujemy. Zbieramy informacje z wszelkich możliwych źródeł i aktualizujemy je w narzędziu, a później oglądamy, sprawdzamy, mierzymy, kalkulujemy i co tam jeszcze chcemy, potrzebujemy.  Dzięki temu, operując twardymi danymi, pokazujemy klientom trafność oraz ryzyko ich decyzji. 

 

To jest właśnie Lynx.

A jak sprawują się wasze narzędzia do zarządzania projektami? Czy dostarczają wam aż tyle korzyści i możliwości?

 

P.S.

Artykuł nie jest sponsorowany ;)

 

autor
KOMENTARZE