Narzędzia w zarządzaniu projektami - jak usprawnić komunikację?

Czas czytania 6 minut




Sporo piszemy o komunikacji, bo i sporo nacisku na nią kładziemy. Często podkreślamy jak ważna, a wręcz kluczowa jest jej rola w zarządzaniu projektami i nie tylko oczywiście. Wskazaliśmy już główne problemy z nią związane  oraz sposoby ich rozwiązania (tutaj). Nie wskazaliśmy jednak, jakich narzędzi i dlaczego używamy w celu usprawnienia komunikacji.

Czas to nadrobić.

Wszystko co polecamy, na pewno nie jest najlepsze, ani najgorsze. Natomiast zrealizowaliśmy już wystarczającą liczbę różnorodnych projektów, by wiedzieć jakie narzędzia są optymalne, czyli co się po prostu sprawdza.

Poniżej prezentujemy trzy kluczowe narzędzia do komunikacji, które ułatwią codzienną pracę, również tę związaną z zarządzaniem projektami.

 

Narzędzie, które jest skutecznym eliminatorem maili i płaszczyzną do rozwoju pracy grupowej. Świetnie sprawdza się jako wewnętrzny komunikator w projekcie, ale też w firmie.

Jest to narzędzie łatwe w obsłudze z jednej strony, a z drugiej bardzo funkcjonalne.

Do największych zalet z całą pewnością zaliczyć można wielowątkowość.  W jego ramach można tworzyć rozmaite kanały tematyczne i zapraszać do nich wybrane osoby. Działa to na zasadzie Twittera w którym za pomocą # oznaczamy tematy, a @ osoby.

 

Slack narzędzia Art Strategy Group

Źródło: Slack

Slack narzędzia Art Strategy Group

Źródło: Slack

Stwarza to takie wewnętrzne multichaty, które są przypisane konkretnym tematom, grupom. W razie potrzeby możemy wysłać również prywatną wiadomość do wybranej osoby, bądź grupy osób. Mamy również możliwość dołączania plików, zdjęć, notatek, a w momencie gdy coś nam się zagubi możemy w łatwy sposób to odszukać poprzez wewnętrzną wyszukiwarkę. Swoją drogą jest to niesamowite ułatwienie, porównując ile czasu niekiedy spędzamy na wyszukaniu danej treści w skrzynce pocztowej.

Slack wyszukiwanie narzędzia Art Strategy Group

Źródło: Slack

Narzędzie to dostępne jest w wersji mobilnej i na komputer i co ważne  - integruje się m.in. z Trello, Google Dysk, czy Dropbox. Do tego posiada zaawansowany system powiadomień, umożliwiający monitorowanie kanałów, grup, czy konkretnych słów, pojawiających się we wiadomościach.

Wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym, synchronizacja jest natychmiastowa, co jest bardzo ważne dla utrzymania dynamiki pracy.

Dodatkowo, w wersji płatnej daje możliwość udostępniania ekranu i prowadzenia rozmów video.

Slack w 2017 r. przekroczył ponad 6 milionów użytkowników! Ciekawe, czy zostały przeprowadzone jakieś badania pokazujące o jaki procent spadła ilość wysyłanych maili wewnątrz organizacji, po jego wdrożeniu ;)

Alternatywnie korzystamy ze Skype for business,  FaceTime, czy What's App, co oszczędza nam sporo pieniędzy w przypadku projektów z poza obszaru UE.

 

 

Nasze czołowe narzędzie do zarządzania projektami. Sporo ich przetestowaliśmy i obecnie stawiamy na to rozwiązanie. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na jego banalność oraz prostotę z jednej strony, a z drugiej szereg praktycznych rozwiązań. Droptask umożliwia tworzenie projektów - głównych kręgów, a w ich ramach poszczególnych zadań, którym możemy przypisać tagi, terminy, osoby. A wszystko przedstawione jest za pomocą przyjaznego interfejsu.

DropTask narzędzie do zarządzania projektami Art Strategy Group

Źródło: DropTask

Na szczególną uwagę zasługuje możliwość ustawienia korelacji pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Pozwala to na priorytetyzowanie i ułożenie bieżącej pracy.

Przy każdym utworzonym zadaniu możemy rejestrować progres i wysiłek, prowadzić dyskusje (podobnie jak w przypadku Slack poprzez @ wybieramy osoby do których kierujemy wiadomość), a także dołączać rozmaite pliki. Narzędzie posiada e-mailowy system powiadomień i raportów z których możemy dowiedzieć się jakie mamy zadania do wykonania dziś, w przyszłości, bądź gdzie występują opóźnienia.

DropTask jest łatwy w obsłudze, funkcjonalny i  przyjemny dla oka. W większości realizowanych przez nas projektów sprawdza się idealnie. Oczywiście istnieją bardziej rozbudowane narzędzia, ale nasze potrzeby nie są aż takie duże. Nie chcemy przerostu formy nad treścią i zdecydowanie wybieramy optymalne rozwiązania.

 

Mniej zaawansowanym niż DropTask narzędziem do zarządzania projektami, które również polecamy jest popularne Trello. Działa ono na zasadzie  listy “to do”, czyli rzeczy do zrobienia. Dla każdego obszaru tematycznego - projektu można utworzyć tablicę, na której tworzymy listy a na nich karty zadań do realizacji. Karty możemy priorytetyzować, swobodnie przenosić pomiędzy listami,  przypisywać poszczególnym osobom, etykietować, harmonogramować.

Trello narzędzia do zarządzania projektami Art Strategy Group

Źródło: Trello

W ramach tego narzędzia także możemy przekazywać sobie pliki i otrzymywać powiadomienia.  Rozwiązanie to jest prostszą wersją DropTask, ale również skuteczną w przypadku mniejszych projektów, mniej skomplikowanych. Świetnie sprawdza się też w życiu codziennym poprzez szybką możliwość dodawania kart z zadaniami, aby o nich nie zapomnieć ;)

Trello dostępne jest w wersji na komputer i urządzenia mobilne, dzięki czemu mamy pełną synchronizację.
 

Oprócz powyższych ułatwiaczy życia i pracy, korzystamy jeszcze z bardziej zaawansowanego narzędzia do zarządzania portfelem projektów - LYNX.  W wielkim skrócie jest to system do planowania, zarządzania wieloma projektami, które są realizowane w tym samym zespole. Wskazuje on jak bardzo i jakie osoby są obciążone w zespole w kontekście wszystkich realizowanych przedsięwzięć. To narzędzie jest dla nas szczególnie ważne, dlatego już niedługo przygotujemy dedykowany tekst opisujący jego funkcjonalność. Zaglądajcie za nim!:)

 

Na koniec, jeszcze raz - tak jak na wstępie zaznaczyliśmy, przedstawione przez nas narzędzia nie są najlepsze, nie są najgorsze, one się po prostu sprawdzają. Jeżeli jeszcze z żadnego z nich nie korzystasz, spróbuj, one naprawdę ułatwiają pracę.

Do ponownego zczytania!

autor
KOMENTARZE