Kiedy, po co i dlaczego obok Projekt Managera powinien być Task Manager?

Czas czytania 8 minut




Przeinaczając pewne popularne powiedzenie  - mały projekt małe wyzwanie, duży projekt duże wyzwanie, muszę stwierdzić, że ostatnio w mojej pracy  i całego zespołu Art Strategy Group dominuje to drugie. Oczywiście, cieszymy się z tego, bo tak działa ewolucja ;)

 

Jakie  duże wyzwania obecnie mamy na tapecie,  co się w nich dzieje i przede wszystkim, jaki ma z tym związek Task Managerem?

W dalszym ciągu realizujemy dwa projekty, o których już pisaliśmy, czyli:

  1. Budowa tunelu kolejowego w Serbii
  2. Budowa największego w Polsce  statku od 20 lat

Ad.1.

Budowa jest już zaawansowana w 30%! Chciałbym napisać, że doszliśmy do tego bezproblemowo, ale tak nie było. Szczerze, do tej pory nie miałam aż tak trudnych doświadczeń w żadnym projekcie, który realizowałem/ wspomagałem.  W tym przypadku występuje nawet zagrożenie zdrowia lub życia jego realizatorów. Geologia, czyli siła wyższa, mocno utrudnia naszą realizacje. Całe szczęście mój zespół ma niesamowitą moc - potrafi zjednoczyć się w trudnym czasie, poświęcić całkowicie by rozwiązać problem, stawić czoło presji. A jest jej dużo. Wybory pomiędzy zdrowym rozsądkiem i bezpieczeństwem projektu, a presją finansową itd.  znacząco podnoszą ciśnienie. W obliczu takich wyzwań, szczególnie doceniłem, co to znaczy dobrze dobrany i wspierający się zespół.

 

Projekt budowlany Serbia

Źródło: privat

Ad.2.

W stoczni, działamy po nitce do kłębka. Budowa statku trwa, lada moment ruszy kolejna, która również została nam powierzona. W planie jest jeszcze jedna realizacja, dzięki, której dojdziemy do owego kłębka. Zbudujemy od podstaw nowoczesny proces zarządzania projektami w stoczni. Będzie on zawierał odpowiedzialności, uprawnienia, narzędzia (również software), zwyczaje, obyczaje. Biorąc pod uwagę  projektowy charakter firmy, będzie to zmiana strategii funkcjonowania całej organizacji.

 

Projekt budowlany statek

Źródło: privat

Jaki związek z tymi dużymi projektami ma Task Manager?

Odpowiedź na to pytanie, poniekąd znajduje się w samym wyjaśnieniu kim ta osoba jest. Otóż, Task Manager to szczególnie ważna persona, odpowiedzialna za realizację konkretnych zadań w projekcie i przede wszystkim koordynująca zespół osób, które właśnie te zadania wykonują.

W małych zespołach, powiedzmy do 10 osób, ta funkcja jest zbędna. Trzeba mieć co koordynować, a w kilkuosobowych teamach, dołożenie tej funkcji jest równoznaczne z tworzeniem zbędnych struktur i rozmyciem odpowiedzialności. Tak jest moim zdaniem. Jednak, w dużych organizacjach, sytuacja się zmienia. Właśnie od tego poziomu, od Task Managera w dużej mierze zależy sukces lub niepowodzenie projektu.

 

 

Wiecie, co dzieje się, gdy Kierownik Projektu nie ma odpowiedniego wsparcia linii średniej, czyli Task Managera, a projekt jest duży?

Oto kilka wizualizacji, układających się w historię.

  • PM -  tysiąc funkcji w jednym człowieku. O wszystkim decyduje, wszystko kontroluje, za wszystko jest odpowiedzialny. Od zdolności poświęcenia życia i zdrowia tej osoby zależy postęp realizacji.
  • PM niczym goniec. Desperacko próbuje przełożyć założenia strategiczne projektu i wymagania sponsorem na bieżące działania operacyjne. W obliczu tysięcy realizowanych funkcji, bycie gońcem jest jeszcze bardziej wykańczające.
  • PM próbuje robić wszystko, goni za realizacją i jaki jest tego efekt? Nerwica, desperacja, obsesja w kontroli każdego detalu związanymi z pracami operacyjnymi.
  • PM nie ma czasu na zarządzanie taktyczne i strategiczne. A czy nie od tego jest? Przechodząc przez powyższe etapy, okazuje się, że  wszystko, co nie jest bieżącym rozwiązywaniem problemów, schodzi na dalszy plan, czyli do momentu, gdy stanie się nie ważne, a pilne.

Działając tak, tworzymy taką kulę śnieżną zlepioną z problemów. Ona rośnie i rośnie, w pewnym momencie nie możemy jej zatrzymać i zaczyna się miażdżenie projektu.

 

Czy da się tej wizji uniknąć?

Zdecydowanie. Dlatego właśnie uważam, że właściwe wdrożenie pozycji Task Managerów w dużych projektach jest warunkiem koniecznym by osiągnąć sukces. Tak, koniecznym. Jeżeli nie spełnimy tego warunku, problem z uzyskaniem wymaganego postępu na pewno się pojawi. Nawet jeżeli nasz PM jest wybitny, pasjonuje się Agile, myśli, że wie jak zarządzać projektami, bo ma certyfikat PMP, kręcą go narzędzia logiczne, szczyci się jakością swoich harmonogramów i narzędzi do monitorowanie postępów…. wciąż, problem będzie. Rzeczywistość i duży, wymagający projekt bez Task Managera wszystko zweryfikuje, śmiem twierdzić, że negatywnie.

 

Brzmi jak must have (tak rzeczywiście jest), więc skoro ta linia średnia jest tak ważna, to dlaczego wdrożenie jej przebiega z tak dużym trudem?

Na taką sytuację składa się kilka czynników:

  • Task Managerowie nie rodzą się w szkołach technicznych, czy też szkołach biznesu. Nie ma znaczenia, jakie certyfikaty, doświadczenie posiadają.  I tak będą musieli, zostać przez nas wdrożeni, być odpowiednio prowadzeni. Musimy poświęcić na to i czas i cierpliwość.
  • Trudna  sztuka, czyli oddelegowywanie zadań. Chcąc skutecznie wprowadzić linie średnią musimy oddelegowywać do niej odpowiedzialność. Często nawet wykraczającą poza bieżące zdolności. Człowiek rośnie i rozwija się wraz ze swoimi obowiązkami, a zanim je opanuje, może popełniać błędy, zaś to  wiąże się z ryzykiem dla projektu. Pytanie, czy mamy w sobie taką odwagę, by się z tym zmierzyć?
  • Ufajmy, ale kontrolujmy. Dobre wdrożenie nowych osób wymaga od nas skutecznego procesu nadzoru i wiecie co? Nie ma w tym nic złego. Wiem, że w obecnych czasach coachingu, mentoringu, team buidingu i każdego innego “ingu”,  tracimy umiejętność stawiania wymagań i rozliczenia z efektu. Coraz częściej próbujemy być dobrym duchem zespołu, wujkiem dobra rada, tworzącym świetną atmosferę pracy. Super, róbmy to, ale niech nie wpływa to na nadzór, który nie tylko powinien, ale musi być. Nie zapominajmy o stawianiu wymagań i kontrolowaniu, nie idźmy za daleko, nie bójmy się wymagać z obawy o to, że ludzie się obrażą (słyszałem to od pewnej, dobrej osoby z branży IT… horror).
  • Finalnie, bez względu na strukturę i tak za wszystko odpowiadamy.  W modelu Task Managementu nie ma miejsca na posiadanie wiedzy o wszystkim. Często trzeba robić dobrą minę do złej gry, udawać głupa, gdy dostaniemy techniczne pytanie i żądanie natychmiastowej odpowiedzi, a wiecie, że… można odpowiedzieć “NIE WIEM, SPRAWDZĘ”? Nie musimy wiedzieć wszystkiego, czasem lepiej siedzieć i wyglądać na idiotę, niż odezwać się i  rozwiać wszelkie wątpliwości ;) ale to wymaga dojrzałości, świadomości i czegoś takiego jak zdolność do zarządzania odpowiedzią.

Duży projekt, to duże wyzwanie. Nie ma co się łudzić, że w pojedynkę uda się wszystko idealnie ułożyć, a potem tylko  kierować. I chociaż wdrożenie do pracy Task Managera wymaga dużych zmian, bardziej przerażającą wizją jest nieposiadanie takiej osoby na pokładzie.

 

Na koniec mały wątek osobisty. W ostatnich 2 tygodniach byłem prelegentem na dwóch konferencjach, w trakcie których prezentowałem swoje praktyczne wnioski z zarządzania projektami budowlanymi. Oglądałem też prezentacje innych osób, pokazujących fantastyczne osiągnięcia we wdrożeniu podejścia zwinnego w dużych korporacjach, efekty zastosowania tablic Kanbanowych w działach serwisowych, rezultaty stosowania gier i zabaw w zespołach kreatywnych itd. itd.. Serce się raduje, że udaje się osiągać świetne wyniki. Cieszę się, że tak wiele osób osiąga sukcesy i oby tak dalej.  Jednak… cały czas miałem na poziomie emocji, że nie mogę się doczekać, aż opuszczę te piękne budynki z setkami elegancko i schludnie ubranymi osobami i... … wrócę do mojego kontenera, gumofilców oraz błota… Dobrze jest po wielu latach zrozumieć, gdzie jest moje prawdziwe miejsce. A jeszcze lepiej jest, gdy posiada się tyle przyjemności z pracy, którą się wykonuje.

 

Czego i Wam życzę :)

Tomek Wrzesiewski

 

Zarządzanie projektami budowlanymi

Źródło: privat

autor
KOMENTARZE