Jak sprawdzić, gdzie jest rzeczywista przyczyna problemów? Powody opóźnień w projektach

Czas czytania 4 minuty




Nie raz, chociaż aktywnie zajmuję się tym tematem od wielu lat, zastanawiałem się nad paradoksem popularności tematyki projektowej. Chyba przyznacie, że wszędzie o niej słyszycie? Szkoleń z tego zakresu jest do zatrzęsienia, konferencji też nie mniej, nie mówiąc o artykułach  i tekstach. Temat popularny, ale co ciekawe, nadal nie traktowany w firmie jako najważniejsza aktywność. W sumie nie jest to dla mnie dziwne, ani zaskakujące. Terminowość wywiązania się ze zobowiązań wobec klientów, utrzymanie jakości produktów, rozliczenia z pracownikami i dostawcami – to jest ważne. A projekty? Zwyczajnie brakuje na nie czasu.

Pomimo, że spraw i zadań na cito masz coraz więcej, to równocześnie borykasz się  z narastającą presja na terminowość projektów.  Jak to się przeważnie kończy? Nie dostarczasz swojego zobowiązania tak jak się umawiałeś, w terminie. W tym momencie pojawia się realny konflikt co powinno się wydarzyć vs możliwości. Kojarzysz problem?

Zmęczony buntujesz się przed teoriami oraz metodykami I narzędziami projektowymi, bo widzisz, że nie mają żadnego kontaktu z Twoją rzeczywistością. Wiesz, że mając doczynienia z koniecznością podjęcia decyzji o realizacji działań ważnych (projekty) i pilnych (zadania operacyjne) – zawsze wybierzesz pilne. No właśnie. Też się buntuję bo zbyt długo się tym zajmuję. Dlatego  już od dłuższego czasu szukam, wspólnie ze swoim zespołem, rozwiązań, które przyniosą różnicę. Rozwiązań, które będziesz mógł zastosować w swojej firmie. Narzędzi, technik i praktyk, które pomogą sprawnej realizować w tym samym czasie i tymi samymi zasobami zadania, procesy oraz projekty.

Projekty muszą być terminowe. Przynajmniej te najbardziej kluczowe. Nie stanie się to jednak wyłącznie z powodu, że tak powiemy, lecz aby osiągnąć efekt musimy zareagować i dokonać zmiany w obszarze, który najbardziej nas ogranicza. Ten sposób myślenia doprowadził nas do pytania: w jaki sposób zakończyć beznadziejne dyskusje na spotkaniach projektowych, prowadzące do wskazania ludzi odpowiedzialnych za opóźnienia? Co z tego, że wskażemy winnych, jeżeli nic nie zrobimy z powodami, dla których te osoby się nie wyrabiają? Czy uważacie, że projekty przyśpieszą z powodu jeszcze mocniejszego „przykręcenia im śruby”? Ponownie… no właśnie.

Mniej więcej od roku, dzięki dostępowi do naszych rozwiązań i konsekwencji stosowania wypracowanych praktyk, wspólnie z klientami zbieramy w cyklach codziennych OPÓŹNIENIA W REALIZACJI ZADAŃ W PROJEKTACH. Stosujemy jedną i podstawową zasadę – nie może to zająć nikomu więcej niż pięć minut dziennie. Zebrane powody opóźnień klasyfikujemy i analizujemy, dzięki czemu otrzymujemy obiektywną bazę danych pokazującą, które z obszarów zarządzania projektami wymagają rzeczywistej zmiany.


Baza danych oczywiście umożliwia filtrowanie w dowolnych wymiarach: portfela i wybranych projektów, analizy działów i zasobów, trendów w opóźnieniach, itd.

Baza danych to jeszcze nie decyzja. Decyzje następują później. Z doświadczeń naszych klientów wynika jednak, że jakość podejmowanych decyzji rośnie wykładniczo w przypadku podejmowania ich na podstawie obiektywnych danych, a nie wyłącznie intuicji.


Jak już wspominałem wcześniej, możesz oczekiwać, że cały proces związany z definiowaniem i raportowaniem opóźnień zajmie Tobie i Twoim ludziom nie więcej niż pięć minut dziennie. Niezależnie od stopnia skomplikowania i charakteru projektu. Jak to zrobić?  O tym w następnym tekście. Zatem do następnego!

Jeżeli już teraz zastanawiasz się jak możesz wdrożyć opisane rozwiązania w swojej firmie, skontaktuj się ze mną (email: tw@artstrategygroup.com).  Zbadamy co możemy zrobić.

Dlaczego tylko zbadamy? Bo musimy sprawdzić, co dokładnie potrzebuje Twoja firma i czy przejdziecie nasz proces kwalifikacyjny (mamy swoje wymagania ) Wolne terminy mamy w II połowie lipca, a później od października (czerwiec, sierpień i wrzesień są już zajęte).

 

Pozdrawiam serdecznie

Tomek Wrzesiewski

autor