Pamiętasz majowy tekst o budowie tunelu kolejowego w Serbii?

Mamy  już wrzesień i tym samym progres w projekcie. Zbliżamy się do 200 metrów planowanego kilometra wykopu (200 metrów to naprawdę sporo). Cieszymy się z tego tym bardziej, ponieważ w udało nam się nadrobić opóźnienie wynikające ze zbyt późnego oddania placu do robót, czyli  aspektu mało zależnego od nas. Poniżej znajduje się naoczny dowód postępu:

W tej realizacji niezwykle cennym pomysłem naszego zespołu było rozdzielenie harmonogramu projektu, który planowo powinien trwać 3 lata. W jaki sposób? W tym konkretnym przypadku - od miesięcznych planów budowy (miesięczna perspektywa) do co tygodniowego zintegrowania przepływu pomiędzy harmonogramami w sposób częściowo ręczny. W praktyce wygląda to tak, że raz na tydzień dokonujemy synchronizacji, w ramach której aktualizujemy postęp realizacji planu budowy. Oprócz tego, sprawdzamy wówczas, jak bieżący postęp odnosi się do planu generalnego.

Z perspektywy planowania - super pomysł. Strzał w dziesiątkę.

Ale, czy to koniec profitów z takiego harmonogramowania?

Okazało się, że nie. Nie tylko o czas się rozchodzi. Nie do końca mieliśmy o tym świadomość, ale dzięki takiemu postępowaniu osiągnęliśmy również precyzję w procesie nadzoru nad kosztami projektu.
 

Od początku naciskałem, by podstawą raportowania i nadzoru nad realizacją uczynić współczynnik BCWP  (budgeted cost of work performed; EVM; zabudżetowany koszt wykonanej pracy). Pomysł został przyjęty bez większego oporu ze strony zespołu :), zatem jest już wdrożony. Raz na miesiąc weryfikujemy, ile pieniędzy planowaliśmy wydać na bieżącą pracę i ile rzeczywiście wydaliśmy.

Dlaczego jest to aż tak ważne? Przede wszystkim z jednego, prostego powodu  - kontroli planowanego zakresu prac i rzeczywiście wykonanej pracy.  Posługując się przykładami.

Mamy wspomniane na samym początku opóźnienie, które wynika z późnego oddania placu budowy do naszej dyspozycji. Spojrzenie na współczynnik wykonania budżetu, w oderwaniu od BCWP, na pewno spowoduje nasze zadowolenie, w końcu wydaliśmy mniej niż planowaliśmy!  No tak, ale nie widzimy już, że wydajemy więcej niż planowaliśmy na bieżący, wykonany zakres projektu, bo przecież bez placu progresu nie będzie.

I teraz pojawia się kluczowe pytanie - skąd bierzemy dane?

Najłatwiej, BCWP obliczyć, gdy  posiadamy prezycyjny, rzeczywisty i szczegółowy plan realizacji na dany miesiąc. Dodatkowo korzystamy z zasady buforowania, porównując plan bazowy z tym rzeczywiście wykonanym.

Jeżeli miałbym być szczery, to na początku tygodniowe i miesięczne raporty wysyłane do Zespołu nie spotykały się z wielkim odzewem. Sytuacja zmieniła się, gdy połączono perspektywę realizacji z budżetem. Dopiero to wypełniło lukę, która występuje w tego rodzaju projektach, czyli brak przepływu informacji między częścią finansową i realizacyjną.

Temat będę rozwijać podczas  XXI konferencji  IMPA Polska “Rewolucja w zarządzaniu”, zatem zapraszam wszystkich chcących usłyszeć więcej szczegółow. Oczywiście będą tam i inni świetni praktycy ze świata zarządzania projektami.

Pozdrawiam serdecznie

Tomek Wrzesiewski